台灣設計師與自由工作者在送出報價單前，必須確認客戶名稱、統一編號、聯絡窗口、專案名稱、工作項目與數量、單價、小計、折扣、稅金、總價、付款條件、修改次數、交付範圍與報價有效期等必填欄位。這不僅是建立專業形象的第一步，更是保障自身權益、避免後續合作爭議的關鍵防線。
報價單必填欄位快速檢查：
1. 基本資訊：客戶全銜、統一編號、聯絡窗口、專案名稱、報價有效期限。
2. 費用明細：具體工作項目、數量、單價、小計、折扣、營業稅金（5%）與總價。
3. 合作條款：付款階段（訂金與尾款）、修改次數限制、交付範圍與逾期處理方式。
報價單送出前，先確認這 6 類基本資訊
確實填寫雙方的基本資訊與時效，能讓報價單具備完整的法律與商業溝通效力。許多接案新手常因為漏填基本欄位，導致後續請款流程延宕。在送出 PDF 檔前，請務必依序核對以下 6 類基本資訊：
客戶名稱（公司全銜）：必須填寫客戶公司的完整正式名稱，避免使用簡稱。
統一編號：台灣企業報帳必備資訊。送出前應核對統編是否正確，確保後續開立發票順利。
聯絡人與聯絡資訊：明確標示對接窗口的姓名、電子信箱或電話，方便雙方隨時聯繫。
專案名稱：具體且好辨識的專案名稱（例如：2024 品牌視覺設計專案），便於日後歸檔與對帳。
報價有效期限：設定報價單的有效天數（例如：本報價單自開立日起 30 天內有效），防止客戶在數個月甚至一年後，要求以舊價格執行新專案。
PDF 留存：報價確認後，應將報價單匯出為不可任意修改的 PDF 格式發送給客戶，並妥善存檔，作為雙方約定的書面依據。
工作項目與金額：避免少列範圍、數量與稅金
費用明細是報價單的核心，若寫得含糊不清，最容易在驗收時產生「這算不算在原本報價內」的認知衝突。清晰的費用結構應將工作項目、數量、單價、小計、折扣與稅金完整拆解，讓客戶一眼看懂預算花在哪裡。
以下是模糊報價與專業報價的對比，幫助你調整欄位呈現方式：
欄位名稱 模糊寫法（易生爭議） 專業寫法（推薦） 工作項目 網站設計 首頁 UI 視覺設計（含 RWD 響應式、3 頁內頁） 數量與單位 1 批 1 式 或 3 頁 單價與小計 $50,000 單價 $15,000，3 頁小計 $45,000 折扣 直接減免（無紀錄） 專案折價 -$5,000 稅金與總價 未註明稅金 營業稅 5% $2,000，總計 $42,000
在處理金額時，務必明確標示「含稅」或「未稅」。若客戶為台灣公司法人，報價通常以未稅價呈現，並在最後加上 5% 營業稅算出總價，避免請款時雙方對稅金歸屬產生誤會。
付款條件與修改次數：降低後續爭議
明確的付款階段與修改次數限制，是保護自由工作者現金流與時間成本的最強防線。許多設計師在接案初期，常因為不好意思談錢或修改細節，最後落得不斷改稿卻收不到尾款的窘境。
在報價單的「備註」或「條款說明」中，應包含以下關鍵內容：
付款方式與時程：明確約定付款階段，例如「簽約後支付 30% 訂金，初稿確認後支付 40% 期中款，完稿驗收後支付 30% 尾款」。
修改次數限制：註明本報價包含的修改次數（例如：本案提供 3 次微調），並說明超出次數的計費標準（例如：後續修改依每小時 $1,500 計費）。
交付範圍與成品格式：寫清楚最終交付的檔案格式（如：提供高解析度 PDF 與 JPG，不含設計原始檔），若需提供原始檔則需另行報價。
逾期處理與專案停滯：約定客戶確認進度的時限，若因客戶原因導致專案停滯超過一定天數，應如何處理。
用 CaseFlow 把檢查清單變成固定流程
每次接案都要手動用 Excel 或 Word 調整報價單，不僅耗時，還容易因為複製貼上而遺漏重要欄位。使用專為台灣設計師與自由工作者設計的報價單工具 CaseFlow，能將上述繁瑣的欄位檢查轉化為直覺的自動化工作流。
CaseFlow 提供以下實用功能，協助你快速建立專業報價：
客戶資料管理與台灣統編查詢：內建台灣統一編號自動查詢功能，輸入公司名稱即可快速帶入統編與基本資料，省去手動核對時間。
報價項目庫與範本功能：將常用的設計服務（如商標設計、包裝排版）存入項目庫，建立報價單時一鍵帶入，維持報價規格的一致性。
智慧稅金與總價計算：系統會自動計算小計、折扣、5% 營業稅與總價，確保金額準確無誤。
PDF 無浮水印匯出：無論是使用免費版還是專業版方案，匯出的 PDF 報價單皆不會帶有任何 CaseFlow 浮水印，讓你的品牌形象保持乾淨專業。
報價單必填欄位重點整理
確實填寫客戶完整公司名稱與統一編號，確保發票開立與請款順暢。
報價項目應具體拆解，避免使用「一批」等含糊字眼，並標明單價與小計。
一定要寫明報價有效期限，防止客戶在數月後要求以舊價執行新需求。
在條款中載明付款階段（如訂金、尾款）、修改次數上限與超出次數的計費標準。
利用 CaseFlow 報價工具管理客戶資料與自動計算稅額，快速產生無浮水印的專業 PDF 報價單。
常見問題
報價單一定要寫有效期限嗎？
強烈建議填寫。因為設計市場的成本與你個人的時薪可能會隨著時間調整。設定報價有效期限（通常為 15 至 30 天）能保護你，避免客戶在半年或一年後拿著舊報價單，要求以當時的優惠價格合作。
報價單上的金額通常是含稅還是未稅？
在台灣，面對企業客戶（B2B）時，報價單通常會標示「未稅價」，並在報價單底部加上 5% 營業稅，最後算出「含稅總價」。面對個人客戶（B2C）時，則通常直接報「含稅價」。無論哪種形式，都必須在報價單上明確註記，避免請款時產生爭議。
如果客戶口頭答應合作，還需要補寄 PDF 報價單嗎？
需要。口頭協議缺乏書面憑證，容易因時間久遠或人員異動而產生認知落差。寄送一份正式的 PDF 報價單並請客戶回簽，能留下明確的書面紀錄，也是後續若有合約爭議時的重要佐證。
CaseFlow 的免費版匯出 PDF 會有浮水印嗎？
不會。不論你是使用免費版還是專業版方案，CaseFlow 匯出的 PDF 報價單都不會帶有任何 CaseFlow 的浮水印，完全保留你個人或工作室的專業品牌形象。