欄位漏寫，後面就容易吵架
報價單看起來只是文件，但它其實是合作的第一個邊界。如果欄位寫得不完整，後面很容易出現「我以為有包含」、「我以為不用加錢」這類爭議。
問題通常不是欄位「沒有」，而是「寫得太模糊」。下面把 12 個必填欄位分成四組，每一個都給錯誤寫法與建議寫法的對照，你可以拿自己最近一份報價單直接比對。
想邊看邊改的話，免費報價單產生器已經把這 12 個欄位排好，或到報價單範本下載頁取 Excel、Word 版自己填。
第一組：基本資料（欄位 1 到 5）
| 欄位 | 常見的模糊寫法 | 建議寫法 |
|---|---|---|
| 1. 報價單編號 | 報價單_最終版 | 20260828-001 |
| 2. 報價日期 | （空白） | 2026 年 8 月 28 日 |
| 3. 報價有效期限 | （空白）或「近期有效」 | 2026 年 9 月 11 日（報價日起 14 天） |
| 4. 報價方資訊 | 只寫姓名與 Email | 姓名或工作室全名、電話、Email、統編、匯款帳戶 |
| 5. 客戶資訊 | 陳先生 | 公司全名、聯絡人職稱與姓名、統一編號、Email |
編號那一欄特別容易被忽略。用「日期加流水號」的格式，排序後自然按時間排列，跨年度也不會撞號。改到第三版時，你和客戶才能確定在談同一份。
客戶是公司時，統一編號一定要填正確。公司全名或統編寫錯，對方會計無法核銷，這份報價單會被退回重開。CaseFlow 的統編查詢可以輸入統編自動帶出登記名稱，避免手打錯字。
第二組：項目與金額（欄位 6 到 8）
報價項目不要只寫一句話，至少要有項目名稱、規格、數量、單價、小計與總額。如果有折扣、稅金或代扣，也要分開列示。
| 欄位 | 常見的模糊寫法 | 建議寫法 |
|---|---|---|
| 6. 項目明細 | 品牌設計一批 | Logo 提案設計（3 款方向）1 式 NT$18,000 |
| 7. 數量與單價 | 社群圖 NT$10,000 | 社群貼文版型 5 款，每款 NT$2,000，小計 NT$10,000 |
| 8. 稅金與總計 | 總計 NT$52,500 | 未稅小計 NT$50,000、營業稅 5% NT$2,500、總計 NT$52,500 |
例如「主視覺設計 1 式 NT$18,000」、「社群延伸圖 5 張，每張 NT$2,000」、「營業稅 5% NT$1,400」。數量寫出來的好處是，客戶要追加時你有現成的單價可以報。
稅金那一欄要看你的身份。個人接案沒有統編就不該列 5% 營業稅，該注意的是代扣後實收；有統編對公司客戶則建議拆出未稅、稅額與含稅總額。判斷方式與可照抄的備註句在含稅與未稅的寫法這篇。
第三組：工作範圍（欄位 9 到 10）
很多爭議不是價格，而是範圍。報價單應該寫清楚交付內容、交付格式、尺寸規格、版本數、修改次數。
| 欄位 | 常見的模糊寫法 | 建議寫法 |
|---|---|---|
| 9. 交付內容與格式 | 交付設計檔 | PDF、PNG（RGB）、JPG 各一份；AI 原始檔於尾款付清後提供 |
| 10. 修改次數 | （空白）或「可修改」 | 含 2 次整合性修改，每次請一次性提出完整意見 |
「交付設計檔」是最容易出事的四個字。客戶預設原始檔本來就該附上，你預設不含，到交付那天才發現落差。把檔案格式一個一個列出來，這個問題就消失了。
修改次數留白等於默認無限次。除了寫次數，也要定義什麼算一次修改，否則客戶分五次各改一句，你就要來回五輪。
如果有不包含的項目，寫在備註。例如「不包含印刷費、攝影費、插畫授權費、文案撰寫費、字體與圖庫授權費」。
第四組：付款與備註（欄位 11 到 12）
| 欄位 | 常見的模糊寫法 | 建議寫法 |
|---|---|---|
| 11. 付款條件 | 完成後付款 | 簽約後付 50% 訂金，驗收完成後 7 個工作日內付清尾款 |
| 12. 備註條款 | （空白） | 不含項目、客戶需提供的素材、著作權歸屬、保密限制 |
「完成後付款」沒有可執行的時間點，追款時你只能靠人情。改成「驗收完成後 7 個工作日內」，逾期才有依據提醒。
如果客戶需要先付款才開始製作，就要明確寫出「收到訂金後排入製作」。這能避免你先投入時間，對方卻遲遲不付款。
備註欄建議固定放這四項：不包含的項目、客戶需提供的素材、著作權何時移轉、報價內容的保密限制。每一項都是在某個案子上吃過虧才會想加，不如一開始就寫進去。
不同案型要額外加的欄位
上面 12 個欄位是共通的基本盤。依案型不同，還有幾個欄位漏掉會很痛。
| 案型 | 額外必填的欄位 | 漏寫會發生什麼 |
|---|---|---|
| 平面與品牌設計 | 提案款數、字體與圖庫授權歸屬 | 被要求無限追加方向、授權費用爭議 |
| 網頁設計 | 頁數、是否含切版、RWD 斷點數、瀏覽器支援範圍 | 「順便做手機版」變成免費工作 |
| 攝影 | 拍攝時數、精修張數、使用期限與媒體範圍 | 照片被拿去投廣告卻沒收授權費 |
| 行銷與社群 | 每月產出數量、廣告預算是否另計、合約期間 | 月費被當成無上限的支援服務 |
| 影音剪輯 | 成片長度、剪輯版本數、配樂授權、素材提供方 | 改到第八版還在免費範圍內 |
「使用期限與媒體範圍」是攝影和插畫最常漏的一欄。同一組照片只放官網，和拿去投放付費廣告，價格差距通常不小。寫清楚不是刁難客戶，而是讓價格對應到實際用途。
這五種案型的完整範本都在報價單範本下載頁，額外欄位和備註條款已經寫進去了。
送出前的最後檢查清單
欄位都填完之後，寄出前再花兩分鐘走一遍這 10 項。
- 客戶公司全名、聯絡人與統編是否完全正確
- 報價單編號是否唯一，沒有和舊版撞號
- 每個項目的數量、單價、小計是否相乘無誤
- 總計金額是否等於各項小計加稅金減折扣
- 是否明確標示含稅或未稅
- 報價有效期限是否已填，且不是過去的日期
- 修改次數與交付格式是否具體到不會有第二種解讀
- 付款條件是否有明確的時間點
- 不包含的項目是否已寫進備註
- PDF 版面是否正常，Logo 沒有被裁切、文字沒有溢出
建議把這 10 項存成手機備忘錄。前面九項是內容，最後一項是外觀，但客戶第一眼看到的其實是最後一項。
另外三個容易被忽略的細節：檔名建議用「客戶名稱_報價單_日期」而不是「報價單最終版」；寄出格式一律用 PDF，不要寄可編輯的 Word 或 Excel；信件內文要有一句摘要說明總價與有效期限，不要讓客戶非得開附件才知道重點。
用工具減少漏填
靠記憶力逐欄檢查，忙的時候一定會漏。比較穩的做法是讓格式本身就把欄位固定下來：
- 線上填寫 免費報價單產生器把 12 個欄位排成固定流程，金額與稅金自動計算，不用註冊就能匯出 PDF
- 套用產業範本 平面設計、網頁設計、攝影等範本已列好常見項目與備註條款
- 下載自己改 報價單範本下載頁提供 Excel、Word、CSV 三種格式，Excel 版內建小計與稅金公式
重點不是每次從零排版，而是確保資訊完整、格式穩定、送出去看起來專業。想了解每個欄位背後的邏輯與項目拆法，可以接著看設計師報價單怎麼寫；想確認整套流程的節奏，看從詢問到成交的 7 個步驟。