自由工作者報價流程怎麼跑？從詢問到成交的 7 個步驟

不要一收到訊息就急著報價

自由工作者最常遇到的開場是：「請問做一個 Logo 多少錢？」如果你立刻回一個固定價格，很可能後面才發現需求比想像複雜，但價格已經說出口了。

好的報價流程不是為了拖時間，而是為了讓價格有依據，也讓客戶知道你是專業地在評估案件。整套流程跑完通常只需要兩到三天，換來的是明確的範圍和不會失控的改稿。

步驟一：確認基本需求

先問清楚客戶想解決什麼問題、需要哪些交付項目、預計何時完成、有沒有參考風格、是否已有品牌素材。這一步做得好，後面的報價幾乎不會偏。

建議固定用同一組問題，回覆速度會快很多：

1. 這次主要想解決什麼問題，或希望達成什麼目標？
2. 需要交付哪些項目，數量大概多少？
3. 希望什麼時候完成，有沒有硬性的上線日？
4. 有沒有參考的風格或喜歡的案例？
5. 現有的素材有哪些（文案、照片、既有品牌檔案）？
6. 這次的預算範圍大概在哪個區間？

如果客戶只給很模糊的描述，改成選擇題比開放題有效。例如不要問「你想要什麼風格」，改問「你比較偏向 A 這種簡約留白，還是 B 這種比較有活力的配色？」

預算問題很多人不敢問。可以這樣包裝：「為了給你比較合適的方案，想先確認預算大概的範圍，我可以依這個範圍調整項目組合。」把問預算包裝成替客戶省事，對方通常願意回答。

步驟二：判斷是否適合承接

不是所有案子都要接。你可以從預算、時程、溝通方式、作品集價值、風險程度判斷是否適合。

出現這幾個訊號時要特別謹慎：

• 預算明顯低於你的底線，但要求的範圍很大
• 強調「這次先便宜做，以後案子都給你」
• 時程壓縮到不合理，但不接受加急費
• 從一開始就不願意簽約或付訂金
• 需求描述反覆變動，決策者一直換人

建議如果客戶預算明顯低於你的底線，或時程不合理，可以禮貌拒絕，不要硬接後讓自己陷入壓力。拒絕的話術可以是：「這個範圍我需要的預算大約是 NT$XX,XXX，跟你的規劃有些落差。如果之後有其他規模的案子，很歡迎再聊。」留下好印象，比勉強接一個賠錢案有價值。

不確定自己的底線在哪，先用報價計算機從工時和目標時薪算一次，你會有一個具體的數字可以守。設計師接案報價計算指南則說明了工時該怎麼估、時薪該設多少。

步驟三：提供估價範圍

在需求還沒完全確認前，可以先給估價範圍。這能幫雙方確認預算是否接近，也避免你太早承諾固定價格。

例如「依照目前描述，品牌識別設計大約會落在 NT$30,000 至 NT$60,000；確認項目後我會提供正式報價單。」

估價和正式報價的效力差異不小，出錯的代價也不同。報價單和估價單差在哪整理了兩者的法律性質與使用時機，建議在給出第一個數字前先看過。

步驟四：整理正式報價單

需求確認後，把項目、數量、單價、稅金、交付格式、修改次數、付款條件、報價有效期限整理成正式報價單。這一步是整個流程的核心，也是最容易漏欄位的地方。

每個欄位怎麼寫、項目該拆到多細，設計師報價單怎麼寫有逐區塊的說明和對照範例。稅金部分要看你是個人還是有統編，寫法可以參考含稅與未稅的寫法。

如果不想每次從空白開始，可以直接套用產業範本，項目和常見價格結構都已經列好：

• 平面設計報價單範本（Logo、名片、包裝與品牌識別）
• 網頁設計報價單範本（形象官網、RWD 與前端切版）
• 攝影報價單範本（商業攝影、修圖與授權）
• 行銷與社群報價單範本（月費制經營與內容製作）
• 影音剪輯報價單範本（腳本、拍攝與後製）

想先看檔案內容再決定，五種範本的 Excel 與 Word 版都在報價單範本下載頁。

步驟五：說明報價邏輯

寄出報價單時，不要只丟 PDF。建議簡短說明價格包含哪些範圍、為什麼這樣拆項目、下一步要做什麼。客戶理解報價邏輯後，比較不會只用「貴不貴」來判斷，而是看見工作範圍和價值。

一封有效的報價信大概是這個結構，三段就夠：

1. 對應需求「依照上次討論的三個目標，我把方案整理成附件的報價單。」
2. 說明重點「主要分成提案、定稿、延伸應用三個階段，含 2 次整合性修改。總價 NT$XX,XXX（未稅）。」
3. 明確下一步「報價有效期至 X 月 X 日。如果方向沒問題，我這邊可以在收到訂金後排入檔期，預計 X 月 X 日交付初稿。」

建議信件裡一定要有明確的下一步動作。只寫「請參考附件」的信，被擱置的機率高很多。

步驟六：確認合作與收訂金

客戶確認後，建議進入簽約和收訂金。訂金比例常見是 30% 到 50%，依案子大小和信任程度調整。收到訂金後再排入正式製作，這是保護自己檔期的基本做法。

客戶沒回覆時也不要一直等。建議固定的追蹤節奏：

• 第 3 天 輕量確認「報價單有收到嗎，有任何問題都可以問我」
• 第 7 天 提供價值「補充一個類似案例給你參考，也順便確認一下進度」
• 有效期前 3 天 提醒期限「報價有效期到 X 月 X 日，之後我的檔期可能會調整」
• 有效期後 收尾「這份報價先結案，之後有需要隨時聯絡」

簽約要準備哪些文件、合約該寫什麼條款，接案者應該都要有的表格與合約有完整清單。

報價後最常見的三個卡點

流程照跑，還是會遇到卡住的時候。以下三種情況佔了大部分。

客戶已讀不回

多數時候不是嫌貴，而是內部還沒決定，或報價信裡沒有明確的下一步。追蹤時不要只問「請問考慮得如何」，改成給一個具體的決策點：「想確認一下，如果這週能定案，我可以把你排進下週的檔期。要不要我先保留？」

客戶說「再等我們討論一下」

這句話通常代表決策者不是你在對話的人。可以問：「這個案子還需要哪些人一起看？我可以另外整理一份重點摘要，方便你對內說明。」幫對方做內部溝通的工作，比催進度有效。

客戶要求先做一部分試試

不用直接拒絕，但要收費並縮小範圍。建議回覆：「可以，我們先做第一階段的提案設計，費用 NT$XX,XXX。如果後續繼續合作，這筆可以計入總價。」把試作變成付費的第一階段，而不是免費比稿。

步驟七：保存報價紀錄

每次報價都是未來優化定價的資料。建議保存報價單、成交狀態、客戶回覆和最後成交金額。久了你就能回答幾個很有價值的問題：

• 我的報價成交率大概多少，落在哪個金額區間最容易成交
• 哪些項目客戶幾乎都會加購，可以做成標準組合
• 哪些項目常被砍掉，也許該重新包裝或拿掉
• 客戶通常幾天內回覆，可以據此調整追蹤節奏

用 Excel 記也可以，但版本容易亂。CaseFlow 的報價單管理會把每份報價的狀態（待回覆、已接受、已拒絕）和客戶資料存在一起，常用項目也能存進項目庫，下次直接帶入。

想先跑一次完整流程看看，免費報價單產生器不用註冊就能填寫、預覽並下載 PDF。