報價單不是只有價格
很多設計師剛開始接案時，報價單只寫「Logo 設計 NT$10,000」或「網站視覺設計 NT$50,000」。這樣雖然簡單，但對客戶來說不夠清楚，對自己也缺乏保護。客戶不知道這筆錢買到什麼，你也沒有依據拒絕範圍外的要求。
一份專業報價單要同時做到三件事：讓客戶知道買到什麼、讓雙方知道範圍到哪裡、讓後續付款與修改有明確依據。下面按照實際填寫的順序，逐一說明每個區塊該寫什麼、怎麼寫才不留爭議空間。
如果你想邊看邊做，可以開著免費報價單產生器對照填寫，或先下載報價單範本（Excel、Word 格式都有）當起點。
一份專業報價單的 8 個必備區塊
不論你用 Word、Excel 還是線上工具，一份完整的設計報價單都應該包含這 8 個區塊。缺任何一項，都可能在請款或驗收階段被追問。
| 區塊 | 該寫的內容 | 漏寫的風險 |
|---|---|---|
| 報價方資訊 | 名稱、聯絡人、電話、Email、統編或匯款帳戶 | 客戶找不到人請款、匯錯帳戶 |
| 客戶資訊 | 公司全名、聯絡人、統一編號、地址 | 公司名寫錯，對方會計無法核銷 |
| 編號與日期 | 報價單編號、報價日期、有效期限 | 版本混亂，舊價格被拿來要求執行 |
| 項目明細 | 項目名稱、規格、數量、單價、小計 | 範圍模糊，被無限追加需求 |
| 金額計算 | 未稅小計、稅金、折扣、總計 | 稅金誰吸收說不清 |
| 付款條件 | 訂金比例、付款時間點、付款方式 | 做完才發現對方三個月後才付 |
| 交付與修改 | 交付格式、交付日、免費修改次數 | 改稿改到沒完沒了 |
| 備註條款 | 不含項目、授權範圍、著作權歸屬 | 客戶主張原始檔本來就該給 |
覺得一次記不住？報價單必填欄位檢查清單把這 8 個區塊拆成送出前逐項打勾的版本。
基本資訊：編號與日期怎麼設計
最上方放報價單編號、報價日期、有效期限，接著是你的資訊與客戶資訊。若客戶是公司，統一編號一定要填，這是對方內部請款的必要欄位。
報價單編號建議用「日期加流水號」，例如 20260828-001。這種格式的好處是排序後自然按時間排列，也不會因為換年度而重複。重點不是格式多複雜，而是之後能快速查找與對帳。
建議不要用「報價單」、「報價單-最終版」、「報價單-最終版2」這種檔名管理版本。改過三次以上，你和客戶就會對不上談的是哪一份。
項目明細：從一句話變成可執行的清單
設計報價最容易出問題的地方，是「工作範圍」沒有寫清楚。比起只寫總價，更建議拆成多個項目，每項都標明規格與數量。
- 設計服務 例如 Logo 設計、主視覺設計、社群模板設計
- 延伸項目 例如名片、簡報模板、品牌應用物
- 交付格式 例如 PDF、PNG、JPG、AI 原始檔、Figma 檔案
- 授權與使用範圍 例如僅限品牌自用、廣告投放、商業印刷
下面是同一個品牌案的兩種寫法對照，內容完全一樣，但右邊那欄能讓客戶看懂價格怎麼來，也讓你在客戶說「順便多做兩款」時有依據回應。
| 模糊寫法 | 建議寫法 |
|---|---|
| 品牌設計 NT$30,000 | Logo 提案設計（3 款方向）1 式 NT$18,000 |
| （同上） | Logo 定稿修改與標準製圖 1 式 NT$6,000 |
| （同上） | 名片版型設計（雙面）1 式 NT$6,000 |
| 社群圖 NT$10,000 | 社群貼文版型設計 5 款，每款 NT$2,000 |
| 網站設計 NT$50,000 | 首頁視覺設計（含 RWD 手機版）1 頁 NT$20,000 |
| （同上） | 內頁視覺設計 3 頁，每頁 NT$10,000 |
例如當客戶說「Logo 想多看兩款方向」時，因為報價單寫的是「3 款方向」，你可以直接回：「原報價含 3 款，追加 2 款的費用是 NT$12,000，要幫你加進來嗎？」不用臨場想理由。
金額計算：稅金、折扣與總計的呈現順序
金額區塊建議照這個順序列：未稅小計、折扣、營業稅、總計。順序固定的好處是客戶一眼就知道總價怎麼算出來，也不會誤會折扣是在稅後還是稅前算。
例如未稅小計 NT$50,000，折扣 NT$2,000，未稅合計 NT$48,000，營業稅 5% NT$2,400，總計 NT$50,400。
如果你是個人接案沒有統編，就不要在報價單上列 5% 營業稅。含稅未稅的判斷標準與寫法，可以看接案報價要不要含稅這篇的完整說明。
還不確定總價該定多少的話，先用報價計算機從工時和目標時薪反推一個不會虧本的底價，再往上加利潤空間。背後的算法邏輯在設計師接案報價計算指南有完整說明。
付款條件要具體
接案常見付款方式是簽約收訂金、完稿收尾款。你可以依案子大小設定不同條件：
- 小案（NT$30,000 以下）確認後一次付清，或 50% 訂金、50% 尾款
- 中大型案（NT$30,000 以上）30% 訂金、40% 階段驗收、30% 尾款
- 長期案 每月固定結算，或依里程碑付款
付款條件要寫清楚三件事：付款時間點、金額是否含稅、逾期付款如何處理。時間點不要只寫「完成後付款」，要寫「驗收完成後 7 個工作日內」，才有實際的追款依據。
交付與修改規則要先寫好
設計案最容易失控的是修改。報價單中至少要寫出包含幾次修改、什麼算一次修改、超出後如何計費。
建議可寫成「本報價包含 2 次整合性修改；每次修改請一次性提出完整意見。若新增原需求以外的項目，將另行報價。」這句話同時處理了次數上限和「客戶分五次各改一句」的問題。
交付格式也要具體。「交付設計檔」太模糊，改成「交付 PDF、PNG（RGB）、JPG 各一份；AI 原始檔於尾款付清後提供」才不會有落差。
報價有效期限與備註條款
報價單建議設定有效期限，常見是 14 到 30 天。因為你的檔期、成本、專案複雜度都會變動，不能讓客戶半年後拿舊報價回來要求同價執行。
備註欄則是保護自己的最後一道防線，適合寫這幾件事：
- 不包含的項目 例如印刷費、字體授權、圖庫授權、攝影費
- 客戶需提供的素材 例如商品照、文案、既有品牌檔案
- 著作權歸屬 例如尾款付清後移轉，或保留作品集展示權
- 保密與轉發限制 例如未經同意不得揭露報價內容
5 個最常見的報價單錯誤寫法
- 只有總價沒有明細 客戶無法判斷貴在哪，只能用「太貴」回你
- 沒寫有效期限 三個月後客戶拿舊價回來，你的成本早就變了
- 含稅未稅沒標示 最後一定有一方要吸收 5% 的差額
- 修改次數留白 等於默認無限次，改稿沒有停止點
- 交付格式沒寫 客戶預設原始檔本來就該附上，你預設不含
這五項有四項都不是價格問題，而是「沒寫清楚」的問題。花十分鐘寫完，能省掉後面好幾週的來回。
直接套用範本，不用從零排版
如果你用 Word 或 Excel 做報價單，容易遇到格式跑掉、公式錯誤、版本混亂。有兩種比較省事的做法：
- 下載範本自己改 到報價單範本下載頁取得 Excel 或 Word 版，Excel 版內建小計與稅金公式
- 線上填寫直接匯出 PDF 用平面設計範本一鍵套用，項目已經列好，改數字就能下載
不同產業的項目拆法差異不小，網頁、攝影、行銷、影音的範本也都在同一頁，可以挑最接近你案型的那份開始改。
報價單和估價單的使用時機不一樣，如果你的客戶還在問「大概多少錢」，先看報價單和估價單差在哪再決定要出哪一種。